Immer mehr in immer weniger Zeit erreichen. Ist das ein Wunsch den du auch hast? 

Es gibt da draußen im Internet ja so so so viel tolle Informationen zum Thema Planung und wie du am besten mit deiner Zeit umgehen kannst, richtig? Viele Menschen haben tolle Systeme und ja, auch ich finde ein paar davon recht attraktiv. Doch, es ist ähnlich wie der Diäten-Wahn. Irgendwie scheint es, als müssten alle die vorhandene Zeit optimieren. Die perfekte Bikinifigur bedeutet in dem Fall, einen perfekt geplanten Alltag zu haben, in dem möglichst viel erledigt wird.

Dieser Beitrag wurde im Oktober 2026 überarbeitet und ergänzt.

Und ich muss zugeben, auch ich bin am Anfang in diese Falle getappt. Zwei Kinder, zwei Ausbildungen, die ersten Kunden und verdammt wenig Zeit. Naja, eigentlich war es ja immer gleich viel Zeit, aber es kam mir so vor, als wäre die Zeit immer weniger geworden. Ich hätte damals schwören können, dass mein Tag kürzer war, als der der anderen. Kennst du das auch? Irgendwie wurde ich mit nichts so wirklich fertig und irgendwas ist immer liegen geblieben. Und wenn es nur mein schlechtes Gewissen war. Hah, ja, das war mein ständiger Begleiter.

Versagensgefühle und ein heimlicher Wunsch

Ich war damals gezwungen, mich mit meinem Alltag auseinander zu setzen, denn es sind Dinge liegen geblieben, die nicht hätten liegen bleiben dürfen. Ich habe Termine verschusselt, hab vor lauter Stress Dinge nicht mehr gefunden, bin zu spät gekommen, war immer auf dem Sprung. Und ich habe festgestellt, dass es gar nicht so leicht ist, ein System zu finden, was gut zu mir passt. Später durfte ich dann entdecken, dass es ganz vielen Menschen nicht leicht fällt, eine passende Planung zu finden und dabei zu bleiben. Doch damals dachte ich nur, ich würde es einfach nicht auf die Reihe kriegen. Klassisch Frau und arbeitende Mama – der Fehler muss bei mir liegen. 🙂

Je mehr ich mich aber mit dem Thema auseinander gesetzt habe, habe ich etwas festgestellt, was mir so gar nicht gefällt. Zeitmanagementsysteme wurden kreiert, um das Optimum aus dir und deinem Tag rauszuholen. Immer mit der Message, wenn du das machst, kannst du viel mehr erreichen, erfolgreicher sein, etc. Superlative überall.

Für mich waren diese Versprechungen alles andere als attraktiv. Denn mein Wunsch war damals überhaupt nicht, alles zu optimieren. Ich wollte keinen perfekten Tag. Ich wollte eigentlich einfach nur Eines:

Ich wollte doch nur meinen Alltag auf die Reihe kriegen. Alles unter einen Hut kriegen.

Machen, was eben geht

All die vermeintlichen Zeitmanagement-Gurus hatten ein System und genau dieses musste in genau dieser Form durchgeführt werden. Ich kam mir da einfach nur wie eine Maschine vor. Festgefahrene, unflexible Systeme und wenn man davon abweicht, funktioniert nichts mehr. Und haben diese Erfinder eigentlich Kinder? Ein Leben, in dem Unvorhergesehenes passiert? Ich zweifle daran…
Eben einfach optimiert. Optimiert für Menschen (und ich glaube wirklich, dass es sie gibt) die mit diesen logischen, fest vorgegebenen Systemen ihren Tag optimal planen können. Versteh mich nicht falsch – diese Systeme haben alle ihre Daseinsberechtigung. Und sie funktionieren auch. Doch was mir dabei aufstößt ist das Wort: Optimieren.

Immer mehr in kurzer Zeit zu erreichen, das scheint das Ziel zu sein. Doch nein, darum kann es doch wirklich nicht gehen. Die meisten von uns befinden uns doch eh schon in einem gefühlten Hamsterrad. Und da soll noch weiter optimiert, mehr erreicht, mehr erledigt werden?

Da werde ich ja schon beim Schreiben dieser Zeilen kurzatmig…

Mein Aufruf:

Lasst uns doch einfach das machen, was geht

Und ich meine das weniger flapsig, als es vielleicht klingt. Viel zu oft sind wir zu streng mit uns selbst. Nehmen uns zuviel vor. Die Anforderungen sind viel zu hoch. Und wenn all das nicht erreicht wird, schleichen sich Stress, Frust, Schlaflosigkeit und all diese Themen ein. Das muss nicht sein.

Ich bin dafür, dass wir realistisch planen. Es geht nicht darum, mehr in kurzer Zeit zu erreichen, sondern das, was wir tun in Ruhe und mit Konzentration zu tun. Es geht darum, eine Planung zu haben, die uns unterstützt. Eine Planung, die Platz hat für das bunte Leben, das wir nun einmal führen. Mit spontanen Zwischenfällen, mit kurzfristigen Änderungen. Eben eine Planung, die für uns bunte Menschen funktioniert.

So dass die Ergebnisse gut sind.

So, dass wir uns gut fühlen dabei.

So, dass wir zwischendurch auch Zeit haben, einmal durchzuatmen.

Zeitmanagement für Mütter

Die meisten Zeitmanagement-Methoden gehen davon aus, dass du deinen Tag weitgehend selbst steuern kannst. Als Mutter weißt du: Das ist eher die Ausnahme. Ein krankes Kind, ein Anruf aus dem Kindergarten, eine vergessene Turnsack-Übergabe – und dein schöner Plan ist um 8 Uhr früh Geschichte.

Das heißt nicht, dass Planung sinnlos ist. Es heißt nur, dass deine Planung anders aussehen darf:

• Flexibel statt starr: Plane Aufgaben eher für „diese Woche“ als für eine fixe Uhrzeit, wenn es geht.
• Mit Puffer: Rechne Wegzeiten, Vorbereitung und mindestens eine freie Lücke pro Tag mit ein.
• Mit Prioritäten: Nicht alles ist gleich wichtig. Was MUSS heute passieren, was darf warten?
• Mit dir drin: Deine eigenen Pausen gehören genauso in den Kalender wie der Elternabend.

Viele meiner Kundinnen erzählen mir, dass sie sich schuldig fühlen, wenn ihr Plan nicht aufgeht. Dabei ist es oft der Plan, der nicht zum Leben passt – nicht umgekehrt.

Auf was du achten kannst

Ich habe damals angefangen, meine Woche vorab mit all den Terminen im Kalender einzutragen und das auf mich wirken zu lassen. Mit all den Wegezeiten (die in Wien nicht unwesentlich sind), mit Vorbereitungszeiten und Puffer. Und da wurde eines ganz schnell klar: Meine Woche war pickepackevoll. Es war ganz und gar nicht so, dass ich nichts auf die Reihe gekriegt habe. Es war einfach nur so, dass ich mir zuviel vorgenommen hatte.

Also ein erster Schritt könnte sein, all das, was passiert einmal unter die Lupe zu nehmen.
Ein zweiter Schritt könnte sein, sich pro Tag nur ein bis drei Dinge vor zu nehmen, die erledigt werden müssen.
Ein dritter Schritt könnte sein, sich ein paar Auszeiten für sich einzuplanen (wenigstens einmal pro Woche).

Den Fuß etwas vom Gas nehmen. Mehr beobachten, wahrnehmen, wertschätzen, was um uns herum passiert. Was wir alles erreichen und meistern. Uns abends auf die Schulter klopfen, weil wir diesen Tag verdammt gut gemeistert haben. Mit all dem Chaos, das es eben in einem bunten Leben so gibt.

Dein Mini-Wochencheck: 15 Minuten, die dir die Woche erleichtern

Nimm dir am Sonntagabend oder Montagfrüh eine Viertelstunde und geh diese Fragen durch:

1. Welche fixen Termine habe ich diese Woche – inklusive Wegzeiten?
2. Was sind die drei wichtigsten Dinge, die diese Woche erledigt sein sollen?
3. Was kann ich streichen, verschieben oder abgeben?
4. Wann ist meine Zeit nur für mich? (Ja, das gehört dazu!)
5. Wo plane ich Puffer ein für das, was sicher dazwischenkommt?

Am Ende der Woche schaust du nicht nur, was liegen geblieben ist, sondern vor allem, was du alles geschafft hast. Mehr dazu, wie du gut mit allem umgehst, was gleichzeitig auf dich einprasselt, findest du in meinem Beitrag Wie du aus der Mehrfachbelastung zur Mehrfachfreude kommst. Und wenn sich alles nur noch zu viel anfühlt: Wenn zu viel einfach zu viel ist – wo ist dann der Pausenknopf?

Häufige Fragen zum Zeitmanagement für Mütter

Wie schaffe ich als Mutter alles unter einen Hut?

Ehrlich gesagt: gar nicht immer – und das ist in Ordnung. Hilfreich ist, die eigene Woche realistisch anzuschauen, Prioritäten zu setzen, Aufgaben abzugeben und bewusst Puffer einzuplanen. Oft ist nicht deine Organisation das Problem, sondern die Menge an Aufgaben.

Welche Zeitmanagement-Methode passt für Mütter?

Die, die du im Alltag tatsächlich nutzt. Flexible Methoden wie eine Wochenliste mit 1–3 Tagesprioritäten funktionieren für viele Mütter besser als starre Stundenpläne. Probier aus und passe an, statt ein System perfekt umsetzen zu wollen.

Warum bleibt trotz Planung immer etwas liegen?

Meist, weil der Plan zu voll ist. Wenn du Wegzeiten, Vorbereitung und Unvorhergesehenes nicht mit einrechnest, ist die Woche schon überbucht, bevor sie beginnt. Weniger planen heißt oft, mehr zu schaffen – und sich besser dabei zu fühlen.

Kann mir ein Coaching beim Zeitmanagement helfen?

Ja, vor allem, wenn hinter dem Zeitdruck Themen wie Perfektionismus, Nicht-Nein-sagen-Können oder hohe eigene Ansprüche stecken. In meinen Coaching-Angeboten schauen wir gemeinsam, was dich wirklich entlastet.

Deine Katja

Get the life you love!

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Auf Zeitzuleben.de erschienen:

Die Vereinbarkeitsfalle – Was du tun kannst, wenn nichts mehr geht.

Auf meinem Blog erschienen:
Lebst du schon oder optimierst du noch?